Entender la gestión documental puede tener un
impacto muy positivo en su empresa. Aquí, definiremos las bases sobre que es la gestión documental y el archivo de documentos todo ello
pensado en las necesidades de los procesos de las empresas.
Definición de Gestión Documental:
La Gestión Documental
es la captura, almacenamiento y recuperación de documentos. Con o sin una
solución de gestión documental, su empresa ya captura, almacena y recupera
documentos cada día. Para muchas organizaciones, este proceso consume mucho
tiempo y a menudo se ignoran las posibilidades de mejorar el proceso.
¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión
documental?
Los documentos que se
pueden procesar con la gestión documental son muy variados y de distintos
tipos: Los documentos llegan en forma de papel o electrónicos.
Una factura de un proveedor que llega por correo postal es un
documento que será capturado y almacenado. Sin embargo, esta factura se habrá
iniciado con un pedido por parte de nuestra empresa. Este pedido al proveedor puede ser un registro electrónico en
nuestro sistema informático. Ahora tenemos 2 documentos que están relacionados
y que necesitan tener una referencia entre ellos, actualmente la manera de
almacenarlos es muy diferente.
Además de las
facturas, también se pueden archivar en un sistema de gestión documental cualquier tipo de documento para el
que necesite realizar un proceso en la empresa (como la aprobación del documento),
los documentos de lo más variado pueden ser recetas, contratos, formularios,
etc…
¿Qué soluciona un sistema de gestión documental?
Estos documentos
pueden estar en diferentes formatos o sistemas. También el destino de los
documentos pueden ser departamentos distintos, un contrato tiene que
almacenarse en el departamento legal, en cambio un formulario puede ir a un
departamento específico.
En otros casos la
documentación conjunta con referencia al mismo registro, podría estar dispersa
en diferentes departamentos: un contrato en el archivo del departamento legal,
el albarán en el almacén, la aceptación de la orden en el departamento de
proyectos. De esta forma tenemos diferentes grupos de personas que pueden estar
en diferentes ubicaciones físicas y que gestionan documentación relacionada.
¿Qué pasa si algo
funciona mal con el pedido? ¿Dónde podemos encontrar todos los documentos para
que podamos revisar el contrato, mirar el albarán de entrega para asegurarse de
que todos los materiales fueron entregados, mirar a la aceptación del
departamento, mirar la factura y determinar si se pagó? Sin todos los
documentos implicados en el proceso, puede tomar mucho tiempo resolver un
problema. Esto supone perder el valioso tiempo de varias personas de su empresa
buscando documentos.
¿Qué es la gestión documental y como trabaja con los
documentos?
Según la definición
de un sistema de gestión documental, este realiza la captura y organización de
todos los documentos para facilitar la tarea de encontrar la información en la
empresa. Los documentos en papel son escaneados con destino el sistema de
gestión documental, por parte del responsable gestor documental.
Los documentos son
archivados y catalogados por el departamento, proveedor, número de pedido o
cualquier otro concepto que tenga sentido para su empresa.
A diferencia de las
carpetas en un sistema de archivos, los sistemas de gestión documental archivan
los documentos en carpetas electrónicas que pueden ser indexadas por múltiples
datos. Esto ofrece a los usuarios la capacidad de buscar y recuperar documentos
en base a diferentes criterios.
¿Qué se consigue con un sistema de gestión
documental?
Con un sistema de
gestión documental, se evita la pérdida de documentos, ya que están todos
seguros en un servidor documental central. También se evita la pérdida de
tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos desde
diferentes lugares y departamentos.
Con un sistema de
gestión documental, los documentos son inmediatamente recuperados por la
persona que está buscando la información. Esto cambia el enfoque del problema
de la recuperación de documentos, para que las personas solo se preocupen de
realizar trabajo productivo para su empresa.
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