TRÁMITES DE CONSTITUCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO DE LA EMPRESA

Los trámites variarán dependiendo de si pretendemos empezar nuestra actividad solo como autónomos o si queremos formar una sociedad.

En el caso de una Sociedad de Responsabilidad Limitada que es tipo de sociedad más común podemos crear la sociedad presentando la documentación ante los organismos correspondientes o de forma telemática. 

 En el caso de una presentación no telemática los trámites son :

1º Registrar el nombre de la empresa

Para registrar el nombre de tu empresa deberás dirigirte al Registro Mercantil Central y solicitar el certificado negativo de denominación social, es decir, el documento que acredita que el nombre elegido para tu sociedad o empresa no coincide con el de ninguna otra sociedad ya existente. Este trámite se puede realizar online en la web del Registro Mercantil central.

Para la obtención de este certificado de denominación social deberá presentar el documento en el que figuren tres posibles nombres para tu empresa. Te recomendamos que intentes buscar un nombre original o un nombre compuesto, debido a la gran cantidad de nombres que ya hay registrados.

Una vez concedido el certificado, el nombre quedará reservado para el solicitante durante seis meses, aunque sólo tendrá una validez de tres meses hasta su registro en el notario. En caso de superar este periodo, deberás proceder a su renovación. Transcurridos seis meses sin su utilización, el nombre vuelve a estar disponible para cualquiera.

2º Abrir una cuenta bancaria a nombre de la empresa

Una vez obtenido el certificado, deberás abrir una cuenta bancara a nombre de la empresa que vas a constituir e ingresar el Capital Mínimo Inicial, es decir, 3.000,06€, de forma íntegra. El banco emitirá un certificado de dicho ingreso que posteriormente habrás de presentar en la notaría.

3º Redacción de los Estatutos Sociales

Los socios deberán redactar los Estatutos Sociales, es decir, el conjunto de normas que regirán la empresa y que se incorporarán posteriormente a la escritura pública de la constitución. Normalmente, se recomienda delegar esta tarea en un abogado o encargarlo directamente a la notaría, dada la complejidad que puede tener esta tarea.

Existen una serie de elementos mínimos que debe contener cualquier Estatuto Social, tales como la identidad de los socios, la denominación de la sociedad, en la que deberá figurar necesariamente la expresión “sociedad de responsabilidad limitada”; el Objeto social o actividad a la que se va a dedicar la sociedad, la fecha de cierre de cada ejercicio, el domicilio social dentro del territorio español, el capital social, las participaciones en que se divida, valor nominal de cada participación y numeración de las mismas, el sistema de administración de la sociedad, y los administradores y representantes (duración del cargo y su retribución).

4º Escritura pública de la constitución

La firma de la escritura pública de la constitución de la sociedad por parte de todos los socios se realiza ante notario, lo que conlleva un pequeño coste, generalmente un porcentaje sobre el capital escriturado. Es un trámite previo a la posterior inscripción en el Registro Mercantil. Para la obtención de la escritura, es necesario aportar la siguiente documentación:

1.            Estatutos Sociales de la Sociedad.

2.            Certificación negativa del registro mercantil central (original).

3.            Certificación bancaria de la aportación dineraria al Capital Social.

4.            D.N.I. original de cada uno de los socios fundadores.

5.            Declaración de inversiones exteriores (si alguno de los socios es extranjero).

5º Liquidación del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales

Con la aprobación del Real Decreto-ley 13/2010, de 3 de diciembre, a partir del 3 de diciembre de 2010, quedaron exentas del Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados, en su modalidad de operaciones societarias: la constitución de sociedades, el aumento de capital, las aportaciones que efectúen los socios que no supongan aumento de capital y el traslado a España de la sede de dirección efectiva o del domicilio social de una sociedad cuando ni una ni otro estuviesen previamente situados en un Estado miembro de la Unión Europea.

El Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados es un tributo que gravaba la constitución de la sociedad y que había que liquidar en las oficinas de Hacienda de tu Comunidad en un plazo de 30 días desde el otorgamiento de la escritura. Para ello, tenías que aportar debidamente cumplimentado el modelo 600, junto con la copia simple de la escritura pública o fotocopia de la misma. Su importe ascendía al 1% del capital social.

6º Trámites en Hacienda: Obtención del NIF, alta en el IAE, declaración censal

A) Obtención del Número de Identificación Fiscal

Tras la firma de las escrituras, deberás dirigirte a Hacienda para obtener el Número de Identificación Fiscal (N.I.F.) provisional de tu sociedad, así como las etiquetas y tarjetas identificativas. Para ello, deberás aportar debidamente cumplimentado el modelo 036, la fotocopia del D.N.I del firmante y la fotocopia de la escritura de constitución de la empresa obtenida en el notario.

De esta forma, se asignará un N.I.F. provisional que tendrá una validez de 6 meses, plazo en que la Sociedad deberá canjearlo por el definitivo.

B) Alta en el I.A.E.

También tendrás que darte de alta en el Impuesto de Actividades Económicas (IAE). Se trata de un tributo local que grava la actividad de empresas, profesionales y artistas y necesita de tantas altas como actividades se vayan a desarrollar. Para llevar a cabo los trámites de alta, modificación o baja de este tributo, será necesario que aportes el modelo 840 junto con el NIF en la Administración Tributaria correspondiente al lugar donde se ejerce la actividad. Para los supuestos exentos de este gravamen, es decir, aquellos que tengan una cifra de negocio inferior a 1.000.000 de euros al año, solo es necesario aportar el modelo 036 de la declaración censal indicando los epígrafes IAE a los que te acoges.

C) Declaración censal (IVA)

En esta declaración se detalla el comienzo, la modificación o el cese de la actividad. Ha de ser presentada por empresarios, profesionales, artistas y todos aquellos con obligaciones tributarias. Para su expedición, es necesario aportar el modelo oficial 036, el NIF de la Sociedad y el documento acreditativo de alta en el Impuesto de Actividades Económicas.

Se debe de dar de alta a alguien en la sociedad aunque sea solo el administrador (que puede ser autónomo). 

Además si vamos a alquilar un local u oficina a un particular o sociedad cuya actividad no sea la de alquiler, al igual que si tenemos trabajadores, nos deberemos acreditar como retenedores.

7º Inscripción en el Registro Mercantil

La sociedad ha de inscribirse en el Registro Mercantil de la provincia en la que se ha fijado su domicilio social. Para ello, tiene un plazo de dos meses desde la obtención de la escritura de la constitución y necesita aportar la siguiente documentación:

·    Copia auténtica de la escritura de constitución de la Sociedad.

·    Certificación negativa de denominación social.

· Documento acreditativo de haber liquidado el Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

·    Copia del N.I.F. Provisional.

8º Obtención del N.I.F. definitivo

Una vez completados los pasos anteriores, y como última acción, deberás dirigirte nuevamente a Hacienda para canjear la tarjeta provisional de N.I.F. por la definitiva, una vez se haya inscrito efectivamente la constitución de la sociedad.

9º Tramites Generales

·    Alta de los socios y administradores en los regímenes de la Seguridad Social - Tesorería General de la Seguridad Social

·  Obtención y legalización del libro de Visitas - Inspección Provincial de Trabajo

·  Legalización del Libro de actas, del Libro registro de socios, del Libro-registro de acciones nominativas y del Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad - Registro Mercantil Provincial

· Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales - Registro Mercantil Provincial

·  Obtención de un certificado electrónico - Autoridades de certificación

10º Trámites según la actividad

Superados estos trámites, la creación de tu Sociedad Limitada ya es efectiva. Sin embargo, para que ésta pueda iniciar su actividad, es necesario que completes una serie de obligaciones con la Seguridad Social y el Ayuntamiento de la localidad donde hayas fijado la dirección social de tu empresa.

·    Ayuntamientos: Licencia de actividad

· Otros organismos oficiales y/o registros: Inscripción en otros organismos oficiales y/o registros

·   Agencia Española de Protección de Datos: Registro de ficheros de carácter personal

·    Oficina Española de Patentes y Marcas: Registro de signos distintivos

11º Trámites en caso de contratar trabajadores

·  Tesorería General de la Seguridad Social: Inscripción de la empresa

·   Tesorería General de la Seguridad Social: Afiliación de trabajadores (en el supuesto de que no estén afiliados)

·     Tesorería General de la Seguridad Social: Alta de los trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social

·      Servicio Público de Empleo Estatal: Alta de los contratos de trabajo

·  Consejería de Trabajo de la CCAA: Comunicación de apertura del centro de trabajo

·   Inspección Provincial de Trabajo: Obtención del calendario laboral.

En el caso de que  administrador posea un 25% del capital de la sociedad es obligatorio que se de alta como autónomo.

En caso de optar por la vía telemática :

A través de la web http://portal.circe.es se puede constituir y poner en marcha una Sociedad Limitada o una Sociedad Limitada de Nueva Empresa, cumplimentando el DUE, documento único electrónico, con la posibilidad de recibir ayuda para el cumplimiento a través del PAIT, o punto de asesoramiento o inicio de tramitación.

Pasos previos:
SRL : Reserva de la Denominación Social, Aportación del Capital Social.

·  Paso 1: Cumplimentación del Documento Único Electrónico (DUE)

·  Paso 2: Otorgamiento de la Escritura de constitución

·  Paso 3: Solicitud del NIF provisional

· Paso 4: Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados.

· Paso 5: Inscripción en el Registro Mercantil Provincial

·  Paso 6: Trámites en la Seguridad Social

·   Paso 7: Expedición de la Escritura inscrita

·   Paso 8: Solicitud del NIF definitivo

PASOS COMPLEMENTARIOS

·  Paso 1: Inscripción de ficheros de carácter personal en la Agencia Española de protección de datos

·  Paso 2: Solicitud de reserva de Marca o Nombre Comercial en la Oficina Española de Patentes y Marcas

·    Paso 3: Solicitud de licencias en el Ayuntamiento.

PASOS NO INCLUÍDOS EN LA INSCRIPCIÓN TELEMÁTICA

·   Comunicación de los contratos de trabajo al Servicio Público de Empleo Estatal

·  Comunicación de la apertura del centro de trabajo.

·     Obtención y legalización de los libros.

DOCUMENTACIÓN NECESARIA

· Original y copia del DNI de todos los socios y trabajadores si los hubiere.

· Original y copia de la tarjeta de la Seguridad Social de todos los socios y trabajadores, u otro documento que acredite el número de afiliación a la Seguridad Social

OTROS DATOS A TENER EN CUENTA

·  Epígrafe Actividades Económicas

·  Datos del domicilio y actividad de la empresa.

·   Porcentajes de participación en el capital social

Datos económicos del emprendedor para los pagos al Registro Mercantil Provincial a través de cuenta o tarjeta bancaria, y al Registro Mercantil Central a través de tarjeta bancaria o a través de un ingreso en cuenta, para lo cual deberá acreditar documento de pago al RMC de 14,54 € por la obtención de la denominación social.

En caso de administrador dado de alta como autónomo, debe aportar una cuenta bancaria para la domiciliación del pago de la cuota del Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA).

COSTES

Aunque todos estos pasos puedan parecer abrumadores desde la puesta en marcha del sistema telemático se ha simplificado enormemente y se han reducido los costes ya que por ejemplo se llega a asignar notario y estos trámites en caso de ser una sociedad estándar pueden rondar los 400€ y estar completados en 48 horas.

En cuanto a los trámites los podemos hacer por nuestra cuenta o contratar todo ello a una asesoría que nos lo puede gestionar directamente.

En caso de una SL los costes serían 400€ en gestión más 3000€ de capital social desembolsado en el momento de crear la sociedad. En el caso de una Sociedad Anónima el capital social sube a los 60.000€ del que es obligatorio depositar el 25%, aunque en este caso los socios se hacen responsable de la parte no desembolsada.

Los autónomos responde con sus bienes de las deudas de la empresa salvo con su vivienda habitual.